Emisyon tarafının yazılı prosedürleri

Prosedür, bir işin her tekrarında aynı biçimde yapılmasını sağlayan yazılı talimattır. Emisyon izlemesinde prosedürün işlevi dar ve nettir: raporlanan sayının hangi adımlarla üretildiğini, o adımı kimin yaptığını ve adımın doğru işlediğinin nasıl kanıtlandığını gösterir. Prosedür olmadan izleme planı bir niyet beyanı olarak kalır.

Yönetmelik neyi ister§

Yönetmelik "prosedür seti hazırlayın" diye bir başlık açmaz. Bunun yerine prosedürü gerektiren yükümlülükleri dağıtır. Emisyon tarafında dayanaklar şunlar:

Son satır belirleyicidir. Doğrulayıcı yalnızca sayıya bakmaz; sayıyı üreten düzenin hata riskini nasıl kontrol ettiğine bakar. Kontrol düzeninin yazılı olmaması, doğrulayıcının risk değerlendirmesini yükseltir ve daha geniş örneklem, daha çok kanıt talebi anlamına gelir.

Prosedür nedir§

Bir belgenin prosedür sayılabilmesi için dört özelliği taşıması gerekir:

1. Yazılı ve erişilebilir. Sorumlu kişinin hafızasında değil, ilgili herkesin ulaşabildiği bir yerde durur.
2. Sürümlü. Hangi tarihten itibaren geçerli olduğu ve önceki sürümün ne olduğu bellidir. Doğrulayıcı geçmiş yılın verisini o yıl geçerli sürüme göre inceler.
3. Sorumlusu belli. Adımı yapan, kontrol eden ve onaylayan roller adla değil görevle tanımlanır; vekâlet düzeni yazılıdır.
4. Kanıt üreten. Uygulandığında arkasında kayıt bırakır. Kayıt bırakmayan prosedür doğrulamada uygulandığı varsayılamaz.

Prosedür ne değildir§

Sahada en sık karışan noktalar bunlar:

• İzleme planının kopyası değildir. İzleme planı hangi yöntemin kullanılacağını söyler. Prosedür o yöntemin sahada nasıl işletildiğini söyler. Plan "doğal gaz tüketimi tesis sayacından alınır" der; prosedür sayacın kim tarafından, hangi gün, hangi forma okunduğunu, okunan değerin hangi ikinci kaynakla karşılaştırıldığını ve fark çıkarsa ne yapıldığını yazar.
• Kalite yönetim sistemi el kitabı yerine geçmez. ISO 9001 veya ISO 14001 dokümantasyonu olan tesiste altyapı hazırdır, ama emisyon verisine özgü adımlar (emisyon faktörü seçimi, biyokütle oranı, stok değişimi, ikame veri) çoğu zaman o sistemde tanımlı değildir.
• Genel bir yönerge değildir. "Veriler düzenli olarak kontrol edilir" cümlesi prosedür değildir; kim, ne sıklıkta, neyle karşılaştırarak, hangi eşiği aşınca ne yapar sorularına cevap vermez.
• Tek başına uyum kanıtı değildir. Yazılmış ama uygulanmamış prosedür, doğrulamada bulgu üretir; çünkü kayıtlar prosedürün tarif ettiği düzenle örtüşmez.

Emisyon hattında hangi prosedürler gerekir§

1. Veri toplama ve kayıt. Her kaynak akışı için verinin ilk kaydı nerede oluşur, kim okur, hangi forma yazılır, hangi sistemde saklanır. Sayaç okuma sıklığı, ay sonu kesme saati ve stok sayım günü burada tanımlanır.

2. Ölçüm ekipmanı, kalibrasyon ve bakım. Emisyon hesabını besleyen her cihazın listesi, ölçüm aralığı, kalibrasyon sıklığı ve sorumlusu, kalibrasyon sertifikalarının saklandığı yer, kalibrasyon süresi geçmiş cihazla üretilen verinin nasıl ele alınacağı.

3. Örnekleme ve analiz. Numunenin nereden, hangi sıklıkta ve hangi yöntemle alındığı, saklama ve taşıma koşulları, hangi partiyi temsil ettiği. Madde 32 gereği hesaplama faktörü analizleri akredite laboratuvarda yapılır; laboratuvarın akreditasyon kapsamının analiz edilen parametreyi içerdiği bu prosedürde teyit edilir.

4. Hesaplama faktörlerinin belirlenmesi. EK-6, emisyon faktörü seçiminde Başkanlıkça kabul edilen faktörlerin kullanılmasını, faaliyete has faktörlerin bütün yakıtlar için kullanılabileceğini, önceden belirlenmiş faktörlerin ticari olmayan yakıtlar dışında Başkanlığın uygun görüşüne bağlı olduğunu ve biyokütlenin emisyon faktörünün sıfır kabul edildiğini söyler. Oksidasyon faktörünün ne zaman ayrıca uygulanacağı da aynı ekte. Bu seçimlerin gerekçesi ve onay yazışması dosyalanır.

5. Veri boşluğu ve ikame veri. Sayaç arızası, laboratuvar sonucunun gelmemesi ya da sistem kesintisi durumunda hangi ikame yöntemin kullanılacağı, ikame verinin nasıl işaretleneceği ve raporda nasıl görüneceği. Bu prosedür yoksa boşluk yıl sonunda doğaçlama kapatılır ve doğrulamada en çok bulgu üreten alan burasıdır.

6. Kontrol faaliyetleri. Yatay ve dikey kontrollerin listesi: fatura ile sayaç mutabakatı, tüketim ile üretim oranı karşılaştırması, aylık ve yıllık tutarlılık, kullanılan faktörün onaylı planla eşleşmesi, formül ve birim dönüşümlerinin ikinci kişi tarafından incelenmesi. Her kontrol için sıklık, sorumlu, eşik ve kayıt formu tanımlanır.

7. Düzeltici faaliyet. Kontrol bir fark bulduğunda ne olur: farkın kaydı, nedeninin araştırılması, düzeltmenin yapılması, tekrarını önleyecek önlem ve kapanış onayı.

8. Değişiklik yönetimi. Sayaç, yakıt, hat, kapasite, faaliyet ya da sorumlu personel değiştiğinde izleme planının etkilenip etkilenmediğinin değerlendirilmesi ve Madde 34/4 gereği 30 gün içinde Başkanlığa bildirim. İzin tarafındaki değişiklikler için Madde 9/1 de aynı süreyi getirir.

9. Kayıt saklama, sürüm ve erişim yetkisi. Madde 37 en az 10 yıllık saklama ister. Prosedür hangi kaydın nerede, hangi biçimde ve kimin erişimiyle saklandığını, yedekleme düzenini ve kayıt üzerinde değişiklik yapıldığında izinin nasıl korunduğunu tanımlar.

10. Yetkinlik ve görevlendirme. EK-3, izin başvurusunda tesis kategorisine göre tecrübeli personel bulundurulmasını şart koşar. Prosedür, görevlendirmeyi, eğitim kayıtlarını ve personel ayrıldığında devir düzenini kapsar.

11. İç değerlendirme. İzleme planı ile sahanın yılda en az bir kez karşılaştırılması, sapmaların listelenmesi ve plan güncellemesi gerekip gerekmediğine karar verilmesi. Doğrulama öncesi bu değerlendirmenin yapılmış olması, bulguların dışarıdan değil içeriden çıkmasını sağlar.

Bir prosedürün içinde ne bulunur§

Uzunluk bir kalite ölçüsü değildir. İki sayfalık iyi bir prosedür şunları içerir:

• Amaç ve kapsam: hangi veriyi, hangi üniteleri, hangi dönemi kapsar
• Sorumluluklar: yapan, kontrol eden, onaylayan roller ve vekâlet
• Girdi ve çıktı: hangi kayıttan beslenir, hangi kaydı üretir
• Adımlar: sırayla, ölçülebilir biçimde; ekran ya da form adı verilerek
• Sıklık ve zamanlama: günlük, aylık, yıllık; ay kapanış tarihi
• Eşik ve karar kuralı: hangi sapmada müdahale edilir
• Sapma halinde: kime bildirilir, hangi kayıt açılır
• Kayıt ve saklama: hangi form, nerede, ne kadar süre
• Referanslar: izleme planı bölümü, ilgili mevzuat maddesi, ilgili diğer prosedür
• Sürüm bilgisi: yürürlük tarihi, revizyon nedeni, önceki sürüm

Kanıt olmadan prosedür çalışmaz§

Doğrulayıcı, prosedürün uygulandığını gösteren kanıt arar; yazılı metnin varlığı tek başına yeterli sayılmaz. Uygulama kanıtı şunlardır: imzalı ya da sistemde kullanıcı kimliğiyle kayıtlı kontrol formları, kalibrasyon sertifikaları, laboratuvar raporları, mutabakat çıktıları, düzeltici faaliyet kayıtları, eğitim ve görevlendirme belgeleri, sürüm geçmişi.

EK-7 doğrulama ilkeleri, raporlanan emisyonların yüksek kesinlik seviyesinde doğrulanabilmesini üç koşula bağlar: raporlanan verilerde tutarsızlık bulunmaması, verilerin uygun bilimsel ve teknik standartlara göre toplanmış olması ve tesisin ilgili bütün kayıtlarının eksiksiz ve tutarlı olması. Üçü de kayıt düzeniyle ilgilidir.

Sık karşılaşılan zorluk§

Prosedürler çoğu zaman doğrulama tarihinden birkaç hafta önce, geriye dönük yazılır. Metin doğru görünür ama kayıtlar onu doğrulamaz: kontrol formları yıl boyunca üretilmemiştir, kalibrasyon tarihleri prosedürdeki sıklıkla uyuşmaz, ikame veri kullanılan aylarda hangi yöntemin uygulandığı belli değildir. Bu durumda prosedür lehte değil aleyhte delil olur; doğrulayıcı yazılı düzenle fiilî düzen arasındaki farkı bulgu olarak kaydeder.

Daha güvenli yol, mevcut fiilî düzeni önce olduğu gibi yazmak, sonra eksikleri kapatmak ve değişikliği sürüm notuna işlemektir.

Bundan sonrası§

Tahsisat hattının prosedürleri emisyon hattından türer ama aynı değildir; EK-4 orada ek başlıklar getirir. İMP tarafının prosedürleri bunu ayrı ele alır. Prosedürlerin atıf yaptığı şemalar için akım şeması ve veri akış şeması, kontrol adımlarının işleyişi için veri akış faaliyetleri, ölçüm kalitesi tarafı için belirsizlik değerlendirmesi sayfalarına bakabilirsiniz.