Veri akış faaliyetleri ve kontrol sistemi

Veri akış faaliyeti, emisyon hesabında kullanılan bir verinin üretilmesi, kaydedilmesi, aktarılması, işlenmesi ve rapora alınması sırasında yapılan her adımdır. Kontrol sistemi bu adımlardaki hata riskini belirler ve uygun kontrolleri tanımlar.

Akış nerede başlar§

Bir yıllık emisyon raporundaki sayı çeşitli kaynaklardan beslenir. Doğal gaz tüketimi faturadan veya sayaçtan, kömür miktarı kantardan, net kalorifik değer laboratuvardan, üretim miktarı kurumsal kaynak planlama sisteminden gelebilir.

Her kaynak için şu beş soru cevaplanır:

1. İlk kayıt hangi sistem veya belgede oluşur?
2. Kaydı kim oluşturur?
3. Hangi işlem ve dönüşümler uygulanır?
4. Sonucu kim kontrol edip onaylar?
5. Kaynak belge ve değişiklik geçmişi nerede saklanır?

Bu bilgiler bir akış şeması ve sorumluluk tablosuyla belgelendiğinde yıl sonundaki veri kapanışı kişisel hafızaya bağlı kalmaz.

Risk nerede yükselir§

Hata olasılığı bazı işlem türlerinde artar:

• Sayacın elle okunması ve başka dosyaya yazılması
• Birim dönüşümünün formülle yapılması
• Bir toplamın birden fazla üniteye dağıtılması
• Eksik dönemin tahminle tamamlanması
• Laboratuvar sonucunun yanlış partiye bağlanması
• Dosyanın üzerine yazılması veya sürüm geçmişinin kaybolması
• Personel ya da kaynak sistem değişikliği

Risk değerlendirmesi, hatanın olasılığıyla emisyon sonucuna etkisini birlikte ele alır. Yüksek etkili bir manuel adım çift kontrol veya otomatik karşılaştırma gerektirebilir.

Kontrol türleri§

Kontrolün adı kadar bıraktığı kanıt önemlidir. Uygulanabilecek kontroller arasında şunlar bulunur:

• Fatura toplamının sayaç veya stok hareketiyle karşılaştırılması
• Aylık tüketimin üretim miktarıyla oran kontrolü
• Kullanılan emisyon faktörünün onaylı izleme planıyla eşleştirilmesi
• Formül ve birim dönüşümlerinin ikinci kişi tarafından incelenmesi
• Ölçüm cihazı kalibrasyon süresinin otomatik takibi
• Beklenmeyen sapmalar için açıklama ve onay kaydı
• Dosya erişim yetkisi, yedekleme ve sürüm kontrolü

Bir kontrol yalnızca prosedürde yazılı olduğu için çalışmış sayılmaz. Kontrolün tarihi, sonucu, yapan kişi ve bulunan fark için alınan işlem kaydedilir.

Görevlerin ayrılığı§

Veriyi üreten kişiyle son onayı veren kişinin mümkün olduğunca ayrılması, fark edilmeyen hata riskini düşürür. Küçük ekiplerde tam ayrım sağlanamıyorsa yönetici incelemesi, örneklem kontrolü veya bağımsız birim mutabakatı kullanılabilir.

Sorumluluk tablosunda vekâlet düzeni de bulunur. Tek bir çalışanın izin veya işten ayrılması veri kapanışını durdurmamalıdır.

Eksik veri ve düzeltme§

Ölçüm cihazı arızalandığında veya kaynak kayıt bulunamadığında eksik verinin nasıl tamamlanacağı izleme planında tarif edilir. Kullanılan yöntem, dönem ve hesap kayda alınır. Eksik veri yıl sonunda sessizce normal veriye dönüştürülmez.

Raporlama öncesi bulunan düzeltmelerde önceki değer, yeni değer, gerekçe, etkilediği dönem ve onaylayan kişi saklanır. Böylece doğrulayıcı yıllık rapordan kaynak kayda kadar geri gidebilir.

Saklamanın süresi de mevzuatta: Yönetmeliğin 37 nci maddesi, işletmelerin ilgili tüm verilerini ve bilgi kayıtlarını en az 10 yıl saklamasını ve talep üzerine ilgili idarenin incelemesine sunmasını zorunlu tutar.

Emisyon ve faaliyet seviyesi hatları§

ETS iki veri hattı kullanır. Emisyon hattı izleme planından yıllık emisyon raporuna, faaliyet seviyesi hattı İMP'den FSR'ye gider. Aynı üretim, yakıt ve emisyon kayıtları iki raporda farklı amaçlarla kullanılabilir.

Ortak veriler için tek kaynak belirlenmesi tutarsızlık riskini azaltır. Emisyon raporundaki yıllık değer ile FSR'deki karşılığın farklı dosyalarda ayrı ayrı hesaplanması gereksiz uyuşmazlık yaratır.

Yazılı prosedüre bağlanması§

Bu bölümde tarif edilen adımlar yazılı hale gelmediğinde kişiye bağlı kalır. Emisyon tarafının yazılı prosedürleri hangi prosedürün hangi mevzuat hükmünü karşıladığını, akım şeması ve veri akış şeması ise bu akışın nasıl çizileceğini anlatır.

Doğrulama için hazır dosya§

Yıl boyunca tutulan kontrol kanıtları doğrulama dosyasının temelidir. Dosyada akış şeması, sorumluluk tablosu, sayaç listesi, kalibrasyonlar, laboratuvar sonuçları, aylık mutabakatlar, düzeltme kayıtları ve açık bulgular birlikte tutulabilir.

Belge akışının başlangıcı izleme planı, yıllık çıktısı emisyon raporu, denetim aşaması doğrulama sayfasında.